Projektmanagement – Werkzeuge für Einzelkämpfer

Begleitend zu meinem Vortrag auf der diesjährigen SEO Campixx in Berlin zum Thema “Projektmanagement für Einzelkämpfer” habe ich hier eine Liste von Werkzeugen zusammengetragen, die für das Projektmanagement als Einzelunternehmen genutzt werden können. Es gibt nicht DAS Werkzeug, sondern vielmehr eine riesige Flut von Tools, die entweder kostenlos oder gegen Bezahlung zur Verfügung stehen. Folgende Aufgaben sollten die Werkzeuge auf jeden Fall erfüllen können:

  • Verwaltung von Aufgaben mit Beschreibung, Start- und auch Enddatum
  • Notizen
  • Meilensteine sind hilfreich

“Offline”-Werkzeuge

Notizzettel

Der Klassiker ist der Notizzettel. Kleine oder größere Zettelchen, Post-Its in jeder Art und Form. Der Vorteil dieser Methode: Die Zettel können vernichtet werden, wenn die Aufgaben darauf erledigt sind. Damit schließt auch der Kopf eine Aufgabe leichter ab. Der Nachteil: Bei vielen Zetteln kann die Übersicht verloren gehen. Zeitliche Abfolgen und Termine lassen sich auch weniger optimal verwalten.

Aufgabenliste

Etwas weiter geht eine Schlichte Aufgabenliste auf einem Notizblock. Man kann sich eine Sammelliste machen und davon dann täglich seine Aufgaben auf die Tagesliste übertragen. Erledigte Aufgaben streicht man durch. Vorteil: Weniger Zettelwirtschaft.

Tagesplaner

Ein Tagesplaner oder Terminkalender funktioniert ähnlich wie die Aufgabenliste. Der zeitlichen Komponente kommt jedoch eine wesentlich stärkere Bedeutung zu. Man kann gezielt einzelne Aufgaben bestimmten Tagen zuordnen.

Tageskarten

Wir nutzen in der Agentur Tageskarten. Sie geben eine Struktur vor, um den Tag zu planen, man kann Aufgaben priorisieren und bekommt recht viel Struktur in seine Planung. Druckvorlage Tageskarten zum downloaden. Wenn es Fragen dazu gibt, einfach mailen.

 

“Online”-Werkzeuge

Diese Werkzeuge teilen sich auf in solche, die auf dem eigenen Rechner laufen,  und solche, die bei einem externen Anbieter gehostet werden.  Im ersten Fall  muss geprüft werdem, ob es die Werkzeuge für Mac, Windows oder beide Systeme gibt.Im zweiten Fall nennt sich das Ganze  SAAS (Software as a Service) – Lösungen. Vorteil ist hierbei, dass man sich um Serverbetrieb und Updates etc. nicht kümmern muss. Die letzte Kategorie Werkzeuge bilden diejenigen, die auf dem eigenen Webspace gehostet werden.  Um Updates muss sich hier natürlich jeder selber kümmern.

Google Kalender/ Outlook/ Excel

Die Klassiker, die jeder auf dem Rechner hat oder nutzt. Mit diesen Werkzeugen bekommt man sein Projektmanagement und die damit verbundene Zeit- und Aufgabenplanung gelöst.

Remember The Milk

Eine klassische Online-Aufgabenverwaltungssoftware, die beim Anbieter gehostet wird.  Projekte und Aufgaben können angelegt, Daten hinterlegt und Aufgaben als erledigt markiert werden. Das Tool zeigt an, wenn Aufgaben überfällig werden. Die Integration mit dem Google Kalender ist sehr praktisch, ebenso der Outlook Sync. Es gibt Apps für verschiedene Smartphone-Betriebssysteme. Einige dieser Features sind nicht im kostenfreien Account enthalten und kosten 25 $ im Jahr.

Things

Eine Software, die den meisten Menschen als erstes einfällt, wenn man über Aufgabenverwaltung am Mac spricht. Mit umfangreichen Sync- Funktionen ausgestattet, funktioniert diese Software so ähnlich wie Remember the Milk. Folgt den GTD – Prinzip. Ist schon sehr umfangreich und auch für iPhone und iPad erhältlich.

Omnifocus

Ähnlich wie Things – benutze ich selbst übrigens auch. Arbeitet ebenfalls nach GTD. Projekte und Aufgaben lassen sich gleichermaßen verwalten. Aufgaben lassen sich auch aus E-Mails heraus hinzufügen. Es gibt Sync – Funktionen für Smartphones und andere Macs. Das Programm hat zudem umfangreiche Filterfunktionen um Aufgaben nach allerlei Kriterien zu sortieren und anzuzeigen.

Basecamp

Eine SAAS-Lösung und, nebenbei bemerkt, sehr populär. Features: Projekte und Aufgaben verwalten, Diskussionen, Dateiverwaltung und vieles mehr. Startet bei 20 $ im Monat.

Mavenlink

Sehr umfangreiche SAAS – Lösung die sich auch wunderbar in Google Apps integriert. Schon sehr stark auf Teams ausgelegt. Kostenfrei nutzbar. Pro-Features gegen Aufpreis möglich.

Producteev

Ebenfalls eine SAAS – Lösung. Aufgaben lassen sich auch per Mail einfügen. Es gibt Apps für Mac, Windows, iPhone, Blackberry und Android. Es gibt auch eine Google Apps Integration. Kostenfrei; eine Premium-Version gibt es auch.

ActiveCollab

Umfangreiches Projektmanagement – Werkzeug, das selbst gehostet werden muss. Preis startet bei 249 $ inkl. 1 Jahr Updates. Das Werkzeug ist auch gut für größere Teams geeignet.

Streber PM

Diese PHP/ MySQL Lösung lässt sich ebenfalls selbst hosten. Wir haben dieses Tool einige Jahre eingesetzt. Es kann mit mehreren Projekten umgehen. Die Aufgabenverwaltung ist super; leider ist die Weiterentwicklung eingeschlafen. Da uns einige Features fehlten, sind wir nun auf TeamworkPM umgestiegen.

Redmine

Redmine kann ebenfalls selbst gehostet werden und führt den Projektmanagement – Gedanken noch stärker als Streber PM weiter. Das System ist beliebt, aber auch sehr umfangreich. Für Einzelkämpfer viel zu mächtig.

Collabtive

Auch dieses kostenfreie Werkzeug kann selbst gehostet werden. Eine schicke, frische Oberfläche und nur die nötigsten Funktionen machen es ideal. Es kennt Projekte, Aufgaben, Meilensteine und Nachrichten. Ein Kalender zeigt anstehende Termine.

Weitere Werkzeuge, auch für Teams finden sich auf webmastertools.

Welches Werkzeug soll denn nun nutzen?

“Zeitmanagement ist eine Kunst und nie abgeschlossen” – dieses Zitat finde ich sehr passend. Die Frage, welches Tool das ideale ist, kann ich nicht beantworten. Jeder muss für sich das Werkzeug finden, das seinem Workflow am ehesten entspricht. Ich persönlich nutze Omnifocus zum sammeln von Ideen und Gedanken, zum schnellen notieren von Aufgaben. Ich nutze Evernote um mir bei Terminen Notizen zu machen, aus denen dann Aufgaben werden. Projekte verwalte ich mit TeamworkPM. Für die tägliche Planung nutze ich Zettel oder unsere Tageskarten. Das sind einige Werkzeuge, ein anderer ist mit Zetteln oder einem Tagesplaner vollkommen zufrieden und bekommt seinen Tag und seine Projekte ideal geplant. Spätestens dann, wenn wir mit anderen Menschen an Projekten arbeiten, macht es Sinn, ein Online-Werkzeug zu nutzen, da es die Zusammenarbeit doch wesentlich erleichtern kann.

Über Sebastian Vogt (10 Artikel)
Als Geschäftsführer der inha.lt UG entwickle ich das Unternehmen weiter, berate unsere Kunden zum Thema SEO und konzipiere neue Projekte.

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.

*